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Lo que debes hacer para que hacer un plan de retención de empleados exitoso

Submitted by NBTEAM on Tue, 05/21/2019 - 14:33

Todos sabemos lo que duele perder un buen empleado, pero ¿qué pasa cuando es más de uno el que quiere irse? Cuando la rotación se vuelve una tendencia, los efectos se pueden sentir más allá de un equipo, a veces llegando a todo un departamento o a hasta en la organización entera.

Mientras muchas empresas invierten cantidades extraordinarias de tiempo y esfuerzo en los procesos de selección y contratación, la retención de empleados solo se vuelve una preocupación en el momento en que los empleados comienzan a abandonar el barco. De hecho, una encuesta realizada por Watson Wyatt encontró que más del 50% de las compañías no cuentan con un plan de retención formal en el área de gestión humana.

Las personas son el corazón de cualquier negocio y por eso es importante desarrollar un plan de retención que los reconozca como tal. Crear un plan de retención exitoso no solo ayuda a disminuir los costos de rotación, sino que hace de tu organización un lugar más atractivo para trabajar.

Una de las ideas equivocadas más extendidas en cuanto a los planes de retención es que se basan en el salario y los incentivos al empleado. Sin embargo, los datos demuestran que crear un ambiente de estabilidad laboral, donde el reconocimiento y el éxito de los colaboradores son una prioridad, hace mucho más que cualquier incremento salarial que hagas en el deposito quincenal de tus empleados.

plan

La necesidad de tener un plan de retención:

La rotación constante de empleados puede poner en aprietos a una organización, y no siempre vamos a poder anticiparnos a ella, es por esto por lo que muchos profesionales de gestión humana y dueños de compañías sufren. Vale la pena entonces tener un plan de retención en nuestras áreas de gestión humana. Si identificas las áreas de influencia de tus profesionales de talento humano y creas un plan de retención para todos los empleados, estarás mejorando los niveles de motivación, productividad y desempeño, así como ahorrando en procesos de selección y capacitación que suelen incrementar con la rotación de empleados.

Las consecuencias de la baja retención de empleados:

Una de las mayores consecuencias de la alta rotación es al aumento de los costos de reemplazo. El costo de perder un empleado, en una posición no muy alta de la estructura organizacional, es del 50% del salario de dicho empelado, es por esto por lo que la rotación de empleados puede llegar a ser representativa en los estados de resultados de manera muy rápida. Sin embargo, lo que pierden nuestras organizaciones con la baja retención es mucho más que dinero, la baja retención también afecta de manera negativa el ambiente laboral. Mientras realizas un proceso de selección y capacitas a alguien para llenar una vacante seguramente sentirás una baja en la productividad. La falta de retención le pega a la motivación de tus empleados y hace de tu organización un lugar poco atractivo para desarrollar una cerrera profesional creando un efecto bola de nieve. Las tasas de retención bajas afectan tu marca como empleador: los mejores empleados desean trabajar para compañías estables con un buen nivel de credibilidad, la baja retención puede, en consecuencia, alejar a buenos candidatos de aplicar a tus vacantes, evitando que la compañía disponga del talento necesario para alcanzar sus objetivos.

Las razones más comunes para explicar la baja retención:

Hay muchas razones por las que puede verse afectada la retención laboral en una compañía o hasta en una industria. Un estudio desarrollado por LinkedIn encontró que la alta rotación es el resultado de ¨Una industria Muy saludable, Muy nociva o Cambiante¨. En las industrias saludables la alta rotación está acompañada de nuevas oportunidades que ofrecen compensaciones salariales más altas y mejores planes de beneficios, como la participación accionaria en el negocio. En el caso de las compañías o industrias nocivas, la razón más común para terminar la relación laboral es la falta de oportunidades de crecimiento, los empleados en las industrias nocivas no solo se van de la organización, suelen buscar oportunidades en industrias totalmente diferentes.   

Pero si los factores externos de una industria son una cara de la moneda en cuanto rotación laboral, los factores internos son la otra. Si tus empleados se están yendo y no encuentras la respuesta en el tipo de industria en el que te encuentras, entonces la posibilidad es que sea tu organización la que tiene algo que cambiar.

Si las tasas de rotación de tus empleados son altas por factores ajenos a ti, debes entonces revisar tu proceso de selección y asegurarte de que tus contrataciones se adecuen a las necesidades de la compañía y la posición. Si la rotación es voluntaria, entonces es el momento de que te tomes un tiempo para revisar la cultura organizacional, valores y visión y verificar que lo que tienes en el papel se alinee con la realidad.

Si tenemos en cuenta que 71% de las personas con trabajo buscan de manera activa otras opciones, la retención laboral se convierte en una prioridad. Entre los síntomas de que un empleado está a punto de dejar la organización está la ausencia frecuente del puesto de trabajo, un cambio en su actitud, una baja en su desempeño laboral, incumplimiento de su horario laboral o ausencia anticipada en la jornada laboral, entre otras. Los empleados que sienten que la compañía no les ofrece las oportunidades que ellos necesitan cambiarán su foco de atención rápidamente.

El beneficio de tener una tasa alta de retención:

Las tasas altas de retención son ideales tanto para nuestros empleados como para la organización y hacen que las compañías sean un mejor lugar para estar y crecer.  Para las organizaciones las tasas altas de retención significan costos más bajos de selección y contratación, así como de rotación. También se traducen en mejoras en la productividad, especialmente para los empleados que llevan más tiempo al estar esta directamente relacionada a la experiencia. Para los empleados las altas tasas de retención están relacionadas a altos niveles de motivación, menos estrés y mejores relaciones laborales, no olvidemos el apoyo que los empelados más experimentados pueden dar a las nuevas contrataciones en sus procesos de capacitación.

Identifica áreas de influencia para la retención:

A pesar de que no puedes tener control de todas las variables, como por ejemplo compensaciones salariales mayores en otras compañías y mucho menos controlar el estado de tu industria, sí puedes juagar un papel fundamental al interior de tu organización y encontrar formas de apoyar a tus empleados.

Tu plan de retención laboral puede incorporar cambios en la cultura, los reconocimientos, los beneficios y el desarrollo profesional al interior de tu organización. Estas son algunas ideas que te pueden ayudar en cada área.

Clima organizacional:

Hasta los cambios más pequeños en el clima organizacional pueden ayudar a mejorar tu tasa de retención.

¿Es tu clima organizacional lo suficientemente flexible como para aquellos empleados que prefieren un horario diferente al de 8 a 5 o teletrabajar? Si no lo es, podrías considerarlo.

Una encuesta publicada por Hubspot (Cosumer Omnibus 2017) reveló que el 53% de los encuestados valora más un ambiente flexible en el trabajo que una compensación salarial, esto significa que, con un cambio, que a simple vista no implica un gran costo, puedes mejorar tus tasas de retención.

Adicionalmente al ambiente laboral flexible, considera otras opciones para mejorar el ambiente laboral. ¿Valoran tus empleados la experiencia laboral de sus compañeros? ¿se sienten seguros tus empelados en la organización?, aunque estas preguntas suelen tener una respuesta obvia en la mayoría de las organizaciones, no sobra darles una revisada al desarrollar el plan de retención.

Cultura

La cultura organizacional es uno de los factores que más contribuye en la rotación laboral, ya sea para aumentarla o disminuirla. Casi el 50% de las personas que tienen un empleo, y están buscando de manera activa cambiar, mencionan la cultura organizacional como un factor clave en la decisión de dejar su trabajo. Fomentar la camaradería, el propósito, la transparencia y la comunicación son algunas formas de mejorar la cultura organizacional.

Beneficios laborales

Un plan de beneficios competitivo puede que no sea la razón principal por la que un empleado esté en la compañía, pero seguramente es una razón para quedarse. Una encuesta realizada para las empresas de seguros de los Estados Unidos encontró que 56% de los empleados afirmó que el seguro de salud es una razón para quedarse en la compañía en la que están.

A pesar de que el seguro en salud parece ser el beneficio más importante para los empleados, hay otros beneficios que puedes incluir en tu plan de retención:

*Tiempo libre pago y/o Ausencias por enfermedad

*Licencia de maternidad

*Seguro dental y oftalmológico

*Plan de retiro

* Seguro de vida

Crear un plan de beneficios ajustado a tu industria, ubicación, valores de tus empleados y compañía es otra forma de mejorar el compromiso y niveles de retención de tus empleados. Algunos ejemplos de beneficios menos convencionales son:

*Transporte hacia la oficina o empresa

*Beneficios en el cuidado de mascotas

*Patrocinio de actividades deportivas al interior de la organización

*Vacaciones pagas

El listado anterior no reemplaza los beneficios convencionales de un plan de retención, sin embargo, sí ayuda a crear un ambiente donde los empleados puedan disfrutar, sentirse más conectados y mejorar las relaciones personales entre ellos. Crear esos lazos y generar la seguridad de un plan de beneficios robusto hace que los empleados se conecten más con la organización.

Desarrollo Profesional

Los empleados valoran el crecimiento laboral y el avance de carrera. Cuando los empleadores conocen las metas profesionales de largo plazo de sus empleados, es más fácil para las áreas de gestión humana crear programas de capacitación y desarrollo y ayudar a sus empleados a avanzar.

Si no dispones de un programa formal de capacitaciones, considera otras maneras de guiar y motivar a los empleados que siempre están buscando formas de avanzar en su posición e incrementar sus habilidades. El apoyo en matrículas estudiantiles es una gran forma de apoyo, si tu presupuesto lo permite, sin embargo, hay muchas otras maneras menos costosas de apoyar el proceso de formación de nuestros empleados tales como la creación de un programa de mentores con aquellos empleados más experimentados, la rotación por nuevas áreas, las prácticas internas en áreas diferentes y el desarrollo de proyectos al interior de la organización para el desarrollo de nuevas habilidades.

Reconocimiento

A nuestros empleados les gusta ser reconocidos, implementar un plan de reconocimiento que haga parte del plan de retención te puede ayudar a disminuir la rotación laboral, mejorar la cultura organizacional y aumentar el nivel de compromiso y felicidad de tus empleados. Una de las formas más efectivas para mejorar el reconocimiento con estrategia dentro del plan de retención es alinear los reconocimientos que das con los valores de tu compañía.

 

 

estrategia para retener

Tus estrategias y tasa de retención

Tus tasas actuales de retención y las estrategias de retención que escojas van a ayudarte a determinar los pasos a seguir en la creación del plan de retención de tu compañía. Aquí te damos algunos pasos útiles para evaluar tu punto de partida y como avanzar a la siguiente fase para crear tu plan de retención.

  1. Revisa los datos actuales de retención.

Antes de crear un plan de retención necesitas conocer tu tasa de retención actual, así como la información histórica de retención (Ojalá superior a 5 años). Después, realiza una auditoría de todas las prácticas de retención, métodos y éxitos para poder generar soluciones que ataquen a los problemas desde la raíz. Las encuestas pueden ser un método útil durante el periodo de análisis.

  1. Encuentra estrategias y soluciones

Una vez dispongas de los datos, puedes conocer las fuentes de los problemas. Identifica que está haciendo bien la compañía, y que es en lo que se debe trabajar. Considera en tu plan de retención los siguientes aspectos:

  • Compromiso de los empleados
  • Balance trabajo / Vida personal
  • Procesos de selección más transparentes
  • Compensaciones
  • Beneficios
  • Liderazgo
  • Comunicación
  • Cultura organizacional
  • Rconocimientos
  1. Crea un plan de acción
  • Ahora que sabes en que áreas enfocarte, puedes convertirlas en objetivos alcanzables, comienza por aclarar:
  • Metas
  • Tiempos a seguir
  • Responsables
  • Recursos para alcanzar los objetivos
  • Resultados que se deberían alcanzar
  1. Crea el documento de retención de empleados

Usa los datos, análisis y plan y crea el documento de retención de empleado, este debería incluir:

  • Un reporte con las tasas de rotación laboral
  • Retroalimentación de los empleados
  • Objetivos y como alcanzarlos
  • Calendario de tareas
  • Presupuesto

También deberías analizar el costo de implementar el plan de retención de empleados. La implementación generará un costo, pero en el largo plazo deberías tener el número de cuanto te ahorrarás en costos de rotación.

Al seguir este paso a paso podrás enfocar tus esfuerzos a otras áreas estratégicas que requieran atención.

Estrategias innovadoras de retención

En 2016 un estudio desarrollado por SHRM reveló que el 46% de los profesionales de gestión humana consideran que el mayor reto de su gestión es controlar las tasas de rotación y mejorar los índices de retención laboral. Lo anterior ha llevado a las ser lo más creativas posible a la hora de crear sus planes de retención.

El mejor lugar para comenzar es con los procesos de selección y contratación. Mas allá de la contratación, tus propios empleados pueden ser una gran fuente de ideas sobre lo que debería estar presente en la experiencia laboral diaria. Puedes servirte de encuestas para recibir retroalimentación, así como para verificar que tu plan esté funcionando.

Estas son algunas de las estrategias más comunes que las compañías usan al crear sus planes de retención:

  • Contribuir a organizaciones sociales o caritativas: Cuando los empleados tienen la opción de donar dinero o tiempo a través de la compañía sienten una conexión mayor con la misión de la organización.
  • Disponer de Mentores: Tener espacios de trabajo abiertos mejora los procesos de aprendizaje y promueve la colaboración entre compañeros de trabajo.
  • Flexibilidad laboral: Los Millenials aprecian de manera particular el balance entre vida laboral y vida privada. Diferentes encuestas muestran que el 84% considera la flexibilidad de tiempo como el primer factor a la hora de buscar una posición.

Como medir el éxito de las políticas de retención:

La única forma de saber si tu plan de retención está funcionando es comparar históricamente el desempeño, por tanto, es esencial que midas continuamente la retención y rotación laboral. Importantes mediciones como las tasas de rotación voluntarias e involuntarias, tasas de retención de cada gerente y satisfacción laboral de los empleados son solo algunas de ellas.  

Implementar el software de gestión humana BambooHR te ayuda a mantener actualizada toda la información por lo que estas constantemente informada del desempeño de tu plan de retención todo el tiempo.

BambooHR te permite hacer seguimiento a los procesos de selección y contratación, seguimiento a las políticas de retención y te provee reportes con información de tus empleados o departamentos. Si deseas medir el éxito de las políticas de retención que implementaste cerciórate de medir desde el comienzo el impacto de dichas políticas para que puedas tener una idea clara de los efectos de tu plan.

No olvides incorporar la retroalimentación de tus empleados en tu plan de retención, obtener respuestas honestas de tus empleados te ayudará a saber si tu plan de retención esta en la senda correcta.

Casos de estudio exitosos:

Estos casos de éxito te mostrarán que tan posible y realista es implementar un plan de retención laboral. Mira como estas compañías han creado cultura y reducido la rotación voluntaria.

netflixNeftlix crea su plan de retención usando tres pilares: Contratar solo ¨Empleados tipo A¨, como ellos lo denominan, trata a tus empleados como adultos y desarrolla líderes buenos y efectivos. Con estas estrategias en mente Neftlix fortaleció sus procesos de contratación, asegurándose de que sus nuevas contrataciones se acoplaran de manera efectiva a la organización desde el principio. Contratar empleados con altos estándares de desempeño con valores y aptitudes alineadas con las de la compañía, así como capacitar a los gerentes para convertirlos en buenos líderes es parte del éxito del plan de retención de Neftlix. La tasa de rotación de Neftlix es de aproximadamente 3.1 años por empleado. Para una industria como la de la tecnología esto es un gran logro.

 

 

cliffClif Bar & Company comenzó en la cocina de Gary Erickson, fue allí donde realizo las primeras barras y las nombró CLIF en honor a su padre, Clifford. Sin embargo, Sin embargo, el éxito de su plan de retención no tiene nada de mágico. Por el contrario, se aferraron a la creencia de que los empleados deben sentir la compañía como suya (por eso desarrollaron un plan de asignación de acciones para los empleados), deben tener oportunidades de desarrollo y líderes que sean un ejemplo por seguir. Es por esto por lo que CLIF Bars tiene una impresionante tasa de retención del 97%.

 

Estos casos de estudio no son poco realistas o imposibles de conseguir. Si el problema principal a la ahora de retener tus empleados viene de no elegir a las personas correctas, debes revisar tus procesos de selección y contratación. Por el contrario, si el problema viene de la falta de compromiso de tus empelados con la compañía, la respuesta puede estar en el liderazgo de tu equipo gerencial, en las oportunidades de crecimiento y en el sentido de pertenencia de tus empleados. Un buen plan de retención debe solucionar estas problemáticas.

¿Cómo hacer para que las tasas de retención perduren?

Hacer que tus tasas de retención sean altas no es un proceso del que te puedes desentender una vez creas el plan. Una vez llevas a cabo tu plan de acción debes hacer esfuerzos continuos para para mantener los resultados.

Para cimentar las bases del plan, mientras desarrollas el plan de retención, considera como puedes apoyar a tus empleados para estén más comprometidos e involucrados con el ambiente laboral en el largo plazo. Los empleados se quedan más tiempo cuando se sienten integrados y valorados por su comunidad laboral, y tu puedes participar de ese compromiso de las siguientes formas:

  • Crear proyectos en equipo
  • Cultivar las relaciones entre equipos
  • Generando mentores
  • Reconociendo el trabajo de tus empleados
  • Entregando Buenos beneficios

Crea éxito con el plan de retención laboral

El objetivo de un plan de retención laboral no es mantener personas al interior de una oficina, es sobre los beneficios que la alta retención genera en toda la organización en el corto y mediano plazo. Pones un gran esfuerzo en contratar las personas idóneas para tu organización, así que retener ese talento maximiza el retorno sobre ese esfuerzo. Crear un plan de retención exitoso no solo asegura que tus empelados actuales quieran desarrollarse en tu organización, sino que hace que los nuevos empleados se involucren y se motiven a realizar un gran trabajo, así como motivar a los posibles candidatos para ingresar a la compañía. En pocas palabras, un buen plan de retención hace que tu organización sean un buen lugar para estar.

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