Muchas cosas han cambiado en el mundo de los negocios en 2020. Una cosa que no ha cambiado es la importancia de la fuerza laboral y su talento de cualquier organización. Ninguna empresa puede tener éxito sin un equipo fuerte y bien organizado detrás de escena.

Sin embargo, la forma en que se organizan los equipos ha cambiado para mejorar. La videoconferencia permite a los colegas cooperar a grandes distancias. El intercambio de archivos y las herramientas de almacenamiento alojado hacen que trabajar juntos en diversos proyectos sea muy fácil. Mientras tanto, el software de Recursos Humanos ayuda a las empresas a mantener un manejo eficiente de sus fuerzas laborales.

El campo de Recursos Humanos es complejo y matizado en el mejor de los casos. En 2020, como muchas cosas, se volvió aún más complicado. Las empresas tienen que suspender y despedir a los trabajadores a corto plazo. Tienen que adoptar trabajo remoto y buscar apoyo del gobierno.

Hacer un seguimiento de todas las implicaciones de Recursos Humanos es un desafío importante. Sin embargo, es uno que el software de Recursos Humanos puede ayudarlo a cumplir. Las siguientes son diez de las principales razones por las cuales el software de recursos humanos podría ser la respuesta a muchos, si no a todos, sus problemas.

Principales beneficios del software de recursos humanos

Como en muchas áreas, el software en el nicho de recursos humanos se ha desarrollado rápidamente en los últimos años. Las soluciones actuales son integrales, ágiles y adaptables. Sea cual sea su campo o el tamaño de su empresa, el software de recursos humanos ayuda a optimizar las operaciones. Echemos un vistazo a diez de los principales beneficios de las plataformas y herramientas disponibles. 

Encuentre la solución de Recursos Humanos adecuada para usted y obtendrá beneficios. Desde la rentabilidad hasta una mejor participación de los empleados y la seguridad hasta una administración más eficiente. En lugar de una opción a considerar, el software de Recursos Humanos se está convirtiendo en una herramienta que las empresas modernas NO pueden prescindir. 

Administrador eficiente y menos papeleo

La administración es uno de los aspectos más largos de recursos humanos. Una vez que una empresa tiene una docena de empleados o más, la cantidad de información generada es enorme. Los profesionales de recursos humanos deben administrar salarios, beneficios, vacaciones, días de enfermedad, cursos de capacitación. Y mucho más.

Hacer un seguimiento de toda esa información es un trabajo de tiempo completo, a veces literalmente. Asegurar la facilidad de acceso a detalles específicos o copias de documentos también solía ser una tarea real. Es por eso que las oficinas de recursos humanos alguna vez estuvieron llenas de enormes archivadores, quejándose de papeleo.

El software de recursos humanos, y particularmente las soluciones basadas en la nube, han cambiado todo eso. Las mejores soluciones de recursos humanos le permiten manejar todos los administradores necesarios a través de una interfaz fácil de usar. Además, un número creciente de procesos también puede automatizarse para ahorrarle tiempo y esfuerzo.

Con un software basado en la nube, como SAP SuccessFactors o BambooHR, la información y la documentación se guardan virtualmente. Puede mantener todos sus datos de forma segura en la nube. En lugar de llenar sus instalaciones con gabinetes o discos duros con hojas de cálculo. Con algunos otros cambios, incluso podría hacer que su departamento de Recursos Humanos sea completamente sin papel.

Utilizando datos de Recursos Humanos

Hoy, más que nunca, el conocimiento es poder. Las empresas modernas generan grandes cantidades de datos sobre el personal y las operaciones. Una solución de Recursos Humanos hace que sea sencillo recopilar y utilizar dicha información. Un sistema de recursos humanos puede facilitar la identificación de muchas ideas útiles.

Podría, por ejemplo, descubrir que su departamento de marketing tiene una alta tasa de deserción. Eso sugiere un problema que afecta la moral o el compromiso del personal. Con esa información, puede buscar el problema preciso y resolverlo.

La solución de recursos humanos más avanzado ahora también aprovecha la inteligencia artificial para el análisis de datos. A través del aprendizaje automático, los patrones de identificación de algoritmos en sus datos de recursos humanos. Eso puede ayudarlo a encontrar y resolver problemas incluso antes de que se desarrollen con severidad. Tal resolución predictiva de problemas podría hacer que su RRHH sea mucho más eficiente.

Acceso inteligente e instantáneo a la información

Almacenar sus archivos y datos de recursos humanos a través de un software basado en la nube tiene otro beneficio notable. Es decir, es mucho más sencillo acceder a la información que necesita. Puede encontrar esa copia de un recibo de sueldo o la solicitud original de un empleado con unos pocos clics.

El software de recursos humanos también le permite almacenar toda la información relevante en un solo lugar. Si confía en las hojas de cálculo o en Google Docs para guardar los detalles de recursos humanos, corre el riesgo de crear silos de datos. Es entonces cuando se almacena información diferente por separado. Luego debe ubicarse y accederse individualmente. En resumen, es una pérdida de tiempo y recursos.

Eficiencia de costo

Hablando de eficiencia, las soluciones de Recursos Humanos en 2020 son una opción más rentable para muchas empresas. Tomemos, por ejemplo, una pequeña empresa que nunca antes tuvo un departamento de Recursos Humanos dedicado. Cuando crece hasta el punto de que el propietario no puede manejar la gestión de personal y talento por sí mismo, debe actuar.

En el pasado, la empresa a menudo tenía que contratar a un profesional de Recursos humanos. Hoy, en cambio, podrían aprovechar la solución de recursos humanos. Los beneficios de ahorro de tiempo y eficiencia del software son vitales. Pueden devolver Recursos Humanos al control del equipo existente de la empresa. Ya no tendrían que pagar los salarios significativos de un especialista.

Comentarios y compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es fundamental para la productividad de cualquier organización. Los trabajadores mejor comprometidos son más felices y más productivos. También es menos probable que busquen nuevos empleos, lo que ayuda a reducir la tasa de deserción de personal de una empresa. El mejor software de recursos humanos también puede ayudarlo en esta área.

Una de las mejores formas en que las soluciones de recursos humanos pueden ayudar a la participación de los empleados es mediante la recopilación de comentarios. Es fácil con un sistema de recursos humanos centralizado enviar encuestas y encuestas para evaluar el estado de ánimo de su equipo. Puede preguntarles cómo creen que puede mejorar la cultura de la empresa. Igualmente, puede tomar su temperatura colectiva en las medidas que ha implementado.

Mejorar el compromiso también se trata de brindar apoyo cuando sea necesario. Lo complicado puede ser reconocer cuándo es eso. La evaluación del rendimiento en tiempo real a través del software de recursos humanos lo simplifica. Elija la solución adecuada y podrá realizar un seguimiento del rendimiento y el compromiso con facilidad. A partir de ahí, es un pequeño paso para encontrar a los miembros del equipo que necesitan ayuda y ofrecérsela.

Apoyo a la comunicación entre organizaciones

En las organizaciones más grandes, incluso comunicarse con la persona adecuada puede ser difícil. Especialmente si están en otro departamento. Intentar colaborar con diferentes colegas de la empresa puede parecer casi imposible. Esa es una cuestión importante, ya que una cooperación superior es vital para la productividad.

Un sistema de recursos humanos basado en software puede ayudar a la comunicación entre organizaciones. Todos los datos de sus empleados se almacenan en un solo lugar. En el nivel más básico, eso incluye roles de trabajo y detalles de contacto. Es sencillo, entonces, que un empleado encuentre a quién contactar y cómo. Luego pueden levantar el teléfono o configurar una videollamada . Los sistemas disponibles por navegador móvil o aplicación incluso facilitan a un empleado que está fuera de la oficina o en la carretera.

Manejo de disputas y resolución de conflictos

Todo propietario o gerente de una empresa quiere que las cosas sean armoniosas todo el tiempo. En realidad, eso no es posible. Siempre habrá conflictos y disputas dentro de cualquier organización. Cuando las cosas se ponen serias, depende del departamento de Recursos Humanos intervenir. La resolución de conflictos y el manejo de disputas son partes centrales de Recursos Humanos.

Hay un tipo particular de disputa con el que el software de recursos humanos es invaluable para ayudar. Esos son los conflictos clásicos 'él dijo, dijo ella' donde un trabajador disputa un reclamo de su empleador. Por ejemplo, imagine si alguien contraviene la política de la empresa. Podrían cuestionar cualquier acción disciplinaria y decir que nunca se les informó la política.

Muchos sistemas modernos de recursos humanos tienen una función para mitigar precisamente eso. Puede utilizar el software de recursos humanos para enviar documentación de políticas y otras comunicaciones importantes. Luego mantendrá un registro de dicha comunicación. Mostrará que el empleado recibió, y a veces incluso que leyó, el mensaje en cuestión.

Facilidad de implementación y actualización

Muchos de los beneficios anteriores del software de recursos humanos no son nuevos. El software de recursos humanos con características similares ha existido por un tiempo. Lo que hace que estas soluciones sean más viables en 2020 que nunca antes es la facilidad con la que ahora se pueden implementar.

Muchas soluciones de Recursos Humanos ahora se ofrecen en un modelo de software como servicio (SaaS). Eso significa que todo lo que se necesita para implementar es suscribirse con un proveedor. Luego puede trabajar con ellos para configurar un software simple. Eso realmente no es mucho pedir cuando se consideran todos los beneficios que tal solución puede proporcionar.

El software de recursos humanos basado en la nube proporcionado a través de este modelo también es fácil de actualizar o escalar cuando sea necesario. Muchos proveedores ofrecen diferentes paquetes de software. Cuando una empresa crece, todo lo que necesitan hacer es actualizarse a un paquete más completo.

Seguridad

Ya hemos hablado bastante sobre los datos. Hay mucho de esto involucrado en recursos humanos incluso para una empresa de tamaño modesto. Gran parte de esos datos son de naturaleza confidencial o personal. Piense cosas como salarios, direcciones de empleados, números de seguro social y similares.

Mantener dicha información privada y segura es vital para cualquier departamento de recursos humanos. El software de recursos humanos de hoy se diseña teniendo en cuenta tales consideraciones. Los proveedores de soluciones SaaS HR aprovechan las medidas de ciberseguridad de primer nivel para proteger sus datos. Sus datos se protegen con cortafuegos, encriptados y de otra manera protegidos. En general, es mucho más seguro que guardar archivos en un archivador cerrado.

Recuperación de desastres

Las infracciones de datos u otros ataques cibernéticos son paralizantes para una empresa. Los desastres que conducen a la pérdida completa de datos pueden ser aún peores. ¿Cómo le iría a su empresa si perdiera toda su información de impuestos o nómina?

Si almacena todos esos datos en papel o incluso en sus propios discos duros, tal pérdida de datos es perfectamente posible. Todo lo que se necesitaría es un incendio o una inundación para destruir los registros en papel. Mientras tanto, un ataque de ransomware o DDoS podría bloquearlo de sus propios sistemas de TI.

Con el software de recursos humanos basado en la nube, la recuperación ante desastres es rápida y efectiva. Los datos almacenados en la nube se respaldan y guardan en múltiples ubicaciones. Eso significa que en el improbable caso de una falla del sistema u otro problema, puede restaurar toda la información en un instante.

Software de recursos humanos: una solución que ninguna empresa moderna puede prescindir

En 2020, todas las empresas deben aprovechar al máximo su fuerza laboral. Su personal es su recurso más valioso, especialmente en tiempos económicos inciertos. Conseguir que sus procesos de recursos humanos sean correctos, por lo tanto, nunca ha sido tan vital. El software de recursos humanos es una solución que puede ayudarlo a llegar allí.

Encuentre la herramienta de recursos humanos adecuada para usted y obtendrá los beneficios. Desde la rentabilidad hasta una mejor participación de los empleados y la seguridad hasta una administración más eficiente. En lugar de una opción a considerar, el software de recursos humanos se está convirtiendo en una herramienta que las empresas modernas NO pueden prescindir. 

Carlos Leal

Written by Carlos Leal

Cuenta con más de 20 años de experiencia en el área de Gestión Humana. Miembro clave del equipo de N&B Team Consulting, ejerciendo actualmente la posición de Líder de Práctica de Gestión de Talento Humano, para la Región Caribe, Centro América, Colombia y Ecuador. Previamente, trabajó para empresas de diversos sectores e industrias, desempeñando cargos de Dirección y Consultoría, en Colombia y en Ecuador. A lo largo de su trayectoria profesional, ha participado en la apertura y posicionamiento de empresas extranjeras principalmente en Colombia, además de otros países, contribuyendo con la apertura de nuevas líneas de negocio.