Incorporación virtual durante una crisis

La llegada de la COVID-19 encendió una crisis económica y de salud global con una velocidad asombrosa. A medida que la crisis continúa evolucionando, las empresas están luchando para adaptarse a las interrupciones que cambian rápidamente y que afectan a todas las facetas de su negocio, incluida la incorporación de nuevas contrataciones. Con reuniones cara a cara restringidas o prohibidas en muchas organizaciones, la incorporación virtual ha demostrado su valía como una alternativa viable para la incorporación durante una crisis.

¿Cómo difiere la incorporación virtual de la incorporación regular?

De incorporación virtual, también conocido como incorporación a distancia, es un proceso para la introducción de los nuevos empleados en una organización sin ponerlos en el lugar de trabajo para los convencionales onboarding reuniones y formación. En cambio, estas actividades se realizan a través de videoconferencias, seminarios web, ejercicios interactivos en línea y otras tecnologías.

Ya sea que esté lidiando con una pandemia, un desastre natural o alguna otra emergencia, la incorporación virtual puede hacer que la incorporación durante una crisis sea más fluida y eficiente tanto para los empleadores como para los nuevos empleados. Y, como verá, no tiene que sentirse frío o impersonal.

¿Quién es un buen candidato para la incorporación virtual?

Con casi siete de cada 10 empleados estadounidenses trabajando desde casa durante la pandemia, un número creciente de empleadores ha mostrado interés en la incorporación virtual, pero ¿cómo se sienten los empleados al respecto? Muchos parecen estar bien posicionados para abrazarlo. La mayoría de los trabajadores remotos y solicitantes de empleo dicen que prefieren el trabajo remoto y esperan que la tendencia de trabajar desde casa continúe, crisis o no. Estar predispuesto a una experiencia laboral virtual ayuda a que estas personas sean excelentes candidatos para la incorporación virtual en su próximo trabajo.

La incorporación virtual también puede funcionar bien para algunos trabajadores en trabajos no remotos, pero este artículo se centra en su utilidad para aquellos en puestos remotos.

Por supuesto, no todas las empresas han tenido la suerte de contratar trabajadores durante la crisis de COVID-19. Muchos han tenido que apretarse el cinturón o cerrar las puertas. Pero algunas industrias, como la tecnología, se han visto menos afectadas por la recesión y continúan contratando para puestos que se adaptan bien al trabajo remoto. La incorporación virtual puede ser una opción atractiva para ellos mientras sus oficinas permanecen cerradas o restringidas y muchas personas continúan practicando el distanciamiento social.

¿Cuáles son los objetivos y beneficios de la incorporación virtual?

Los empleados que se incorporan durante una crisis tienen las mismas necesidades que todos los nuevos empleados. Entonces, aunque los métodos son diferentes, la mayoría de los objetivos de la incorporación virtual son idénticos a los de la incorporación convencional . Incluyen:

• Familiarizar a los nuevos empleados con su nueva empresa y cultura.
• Hacer que completen los documentos necesarios.
• Proporcionando las herramientas, capacitación y orientación que necesitan para ponerse al día y tener éxito
• Ayudándoles a sentirse incluidos y bienvenidos

Durante una crisis, un objetivo adicional también es importante: ayudar a calmar la inquietud de los trabajadores sobre la emergencia. Sin ser deshonesto o ciegamente optimista, haga todo lo posible para asegurarles que su organización está preparada para hacer frente a condiciones desafiantes y proporcionar un entorno de trabajo en línea seguro y de apoyo. Exprese confianza en sus nuevos colegas, recordándoles que desempeñarán un papel importante para ayudar a la empresa a salir de la crisis con éxito.

La incorporación virtual no solo comparte muchos de los mismos objetivos que la incorporación convencional; También puede proporcionar muchos de los mismos beneficios, tales como:

• Mejor desempeño de nuevos empleados
• Mayor compromiso
• Mayor retención
• Menos tiempo después de la contratación hasta que los nuevos empleados sean totalmente productivos

El secreto para cosechar estos beneficios es simple: cree una experiencia de usuario de incorporación virtual satisfactoria en cada paso del camino.

¿Qué debe incluir en una lista de verificación de incorporación de empleados remotos?

La incorporación virtual excelente comienza antes del primer día de trabajo de un trabajador remoto y continúa durante el tiempo que les lleve ponerse al día. Tan pronto como acepten su oferta, comience a desarrollar el entusiasmo y el compromiso del nuevo empleado. Luego, mantenga ese impulso guiandolos a lo largo del camino hacia el éxito durante sus primeros días, semanas y meses. El software de incorporación de empleados bien diseñado puede automatizar partes del proceso y ayudarlo a mantener las cosas bien organizadas y avanzar.

Si este proceso se parece mucho a la incorporación convencional, debería serlo. Los principios son los mismos. La diferencia es que debe considerar si cada paso debe modificarse para un trabajador remoto y cómo debe hacerlo.

Un buen programa de incorporación virtual debe personalizarse a la cultura de su empresa y entregar la información y las habilidades que los trabajadores remotos necesitarán para prosperar en sus nuevos trabajos. Estos son algunos pasos clave para incluir durante la incorporación remota de empleados.

1. Envíe un paquete electrónico de Pre-Inicio

Dé una buena primera impresión mientras los ayuda a orientarse. Incluir:

• Un correo electrónico de bienvenida personal de su gerente
• El manual del empleado
• Formularios para completar y firmar electrónicamente para la inscripción de beneficios, impuestos, depósito directo, contactos de emergencia, etc.
• Un cuestionario "sobre mí" para completar y compartir con sus nuevos compañeros de equipo
• Una lista de verificación de qué esperar durante su primer día y primera semana
• Información sobre la historia de la compañía, productos, liderazgo, etc.

2. Asegúrese de que estén equipados adecuadamente

Planifique las necesidades del equipo con mucha anticipación. ¿Su nuevo empleado necesitará un portátil de la empresa? ¿Qué pasa con otros equipos como una tableta, teléfono inteligente o accesorios? Asegúrese de ordenar todo a tiempo para que TI lo revise, instale el software necesario y lo envíe al trabajador remoto antes de su primer día. (Intente evitar exigir a los nuevos empleados que lo recojan en la oficina cuando se encuentre a bordo durante una crisis). Además, proporcione un número de teléfono para el soporte técnico de su empresa en caso de que tengan preguntas o problemas.

3. Envíe un presente

Invite a los trabajadores remotos a identificarse con su nueva marca enviándoles algunos regalos geniales de la compañía, como una camiseta, una mochila, una taza de café, etc. Incluya una tarjeta o nota amigable firmada por sus nuevos compañeros de equipo.

4. Abra los canales de comunicación

Asegúrese de que su empleado remoto pueda conectarse con todos y con todo lo que necesitan para hacer su trabajo. Haga que el área de Tecnología configure sus cuentas para correo electrónico, chat, HRIS, software de gestión de proyectos, etc. Además, asegúrese de que serán invitados a todas las reuniones relevantes del departamento y la empresa y puedan asistir en línea.

5. Corra la voz

Informe a sus compañeros de equipo y otros trabajadores que interactuarán con el nuevo empleado cuándo comenzarán a trabajar y cuál será su función.

6. Ayúdelos a establecerse en su rol y forjar relaciones

Hay mucho que hacer en las primeras semanas de un trabajador remoto para ayudarlo a sentirse bienvenido y ponerse al día. Dependiendo de las circunstancias de los empleados y la compañía, esta fase de incorporación remota de empleados podría incluir proporcionar:

• Un almuerzo virtual de bienvenida a través de videoconferencia del equipo el primer día
• Un miembro del equipo que ha sido asignado para ser el compañero de referencia del nuevo trabajador remoto para preguntas
• Reuniones en línea individuales con cada miembro del equipo para conocer los diferentes roles y cómo interactuarán
• Reuniones en línea con otros empleados o equipos con los que trabajará el nuevo empleado
• Oportunidades para aprender sobre la cultura, la misión, la visión y los valores de la compañía, tal vez en llamadas en vivo con los líderes de la compañía.
• Reuniones semanales en línea con el gerente del trabajador remoto durante las primeras semanas para establecer expectativas, responder preguntas y seguir el progreso
• Capacitación en habilidades laborales necesarias utilizando el sistema de gestión de aprendizaje de la compañía, videos instructivos, seminarios web, reuniones en línea con capacitadores internos u otros recursos
• Un mentor o entrenador que puede ayudarlos a crecer en su nuevo rol y desarrollar una carrera profesional satisfactoria en la empresa
• Su primer proyecto en el que trabajar, que debería ser algo que puedan lograr de manera rápida y exitosa para construir su confianza

7. Aproveche al máximo la gestión del desempeño

A medida de que un trabajador remoto se sumerge más en su nuevo trabajo, una sólida gestión del desempeño ayuda a fomentar el éxito. Pero mejorar el rendimiento requiere mucho más que la revisión anual tradicional de los empleados. El trabajador remoto y su gerente deben colaborar a menudo durante el primer año para establecer objetivos e hitos de desempeño, monitorear el progreso y resolver problemas emergentes antes de que se conviertan en grandes problemas, especialmente durante una crisis, cuando tanto el empleado como la empresa pueden enfrentar desafíos extraordinarios. .

El software de gestión del desempeño bien diseñado hace que sea sencillo dar y recibir comentarios de empleados y gerentes en línea. Tanto las reuniones formales como los registros informales pueden realizarse a través de videoconferencias, chats, llamadas telefónicas, correos electrónicos, lo que sea más conveniente.

8. AYUDE A SU GENTE REMOTA A SEGUIR CRECIENDO

La excelente incorporación de empleados remotos que continúa durante el primer año de un trabajador ayuda a aumentar la satisfacción laboral y consolida una relación positiva y gratificante que continuará en los próximos años. Una de las cosas que los empleados remotos dicen que más desean es oportunidades de aprendizaje y desarrollo para ayudarlos a fortalecer sus habilidades y desarrollar sus carreras.

Una vez que hayan dominado los conceptos básicos de su nuevo trabajo, puede comenzar a ofrecer estas oportunidades. Pero dado que la incorporación durante una crisis significa que no puede invitar a trabajadores remotos a capacitarse en su lugar de trabajo, busque oportunidades de capacitación en línea. Esto podría incluir crear clases impartidas por sus expertos internos, proporcionar enlaces a videos de capacitación, etc.

Consejo: no se detenga. Los empleadores sabios fomentan una mayor retención al continuar brindando oportunidades atractivas de aprendizaje y desarrollo durante el tiempo que un empleado permanezca en la empresa.

El futuro de la incorporación virtual

Durante una crisis, los trabajadores remotos pueden necesitar aún más ayuda de lo habitual para prosperar en su nuevo entorno de trabajo. La incorporación virtual puede ser una gran solución. Pero decidir si usar la incorporación virtual no tiene que ser una opción de todo o nada. Si la crisis se alivia y las restricciones comienzan a relajarse, es posible que pueda realizar de forma segura algunas actividades de incorporación en persona. Eso podría brindarles a usted y a sus nuevos empleados lo mejor de ambos mundos.

Mirando más allá de la pandemia actual, parece probable que una vez más los empleados y las organizaciones aprendan cuán eficiente puede ser la incorporación virtual, se generalizará y llegará para quedarse.